L'assistant Assysteo lit chaque email reçu, prépare la réponse et réclame les documents qui manquent à vos dossiers. Par défaut, rien ne part sans votre relecture.
Audit de 30 minutes, en visio ou sur place. Sans engagement.
Un exemple de calcul
40 emails par jour × 3 minutes = 2 heures par jour.
Si vous recevez 40 emails par jour et que chacun vous demande 3 minutes (lire, répondre, classer), cela fait 2 heures par jour, soit une dizaine d'heures par semaine. Sans compter les relances.
Vos chiffres sont peut-être plus bas, ou plus hauts. L'audit gratuit sert justement à les mesurer.
Pas de nouveau logiciel à apprendre. L'assistant travaille dans votre boîte mail et votre agenda.
On regarde ensemble les emails que vous recevez, les dossiers que vous suivez et les documents que vous réclamez. Je vous montre combien d'heures y passent. Vous gardez les conclusions, même si vous n'allez pas plus loin.
Je crée votre instance, à votre nom, hébergée dans l'Union européenne. Avec vous, je règle les types de dossiers, la liste des pièces pour chacun, le ton des réponses et le délai entre deux relances. Ensuite, vous connectez votre boîte mail.
L'assistant prépare, vous relisez, vous envoyez. Les premières semaines, on ajuste ensemble les consignes à partir de ce que vous avez dû corriger. L'envoi automatique reste possible plus tard, si vous le décidez.
Vous gardez votre adresse email, votre agenda et vos habitudes. L'assistant s'y ajoute.
Nouvelle demande, question, prise de rendez-vous, envoi de documents, urgence ou réclamation : chaque message est reconnu, étiqueté et classé par priorité. Les notifications automatiques (noreply, newsletters) sont laissées de côté.
Français, néerlandais ou anglais : la réponse suit la langue du message reçu. Elle s'appuie sur vos informations (services, zone, horaires, réponses aux questions fréquentes), pas sur des généralités.
Chaque type de dossier a sa liste de pièces : crédit hypothécaire, mise en vente, panneaux solaires, clôture TVA, ou ce dont vous avez besoin. L'assistant coche les pièces reçues en pièce jointe et redemande celles qui manquent. Vous pouvez aussi ouvrir un dossier vous-même depuis un formulaire simple : le client reçoit alors la liste à fournir.
Les pièces manquantes sont redemandées à l'intervalle que vous fixez, par exemple tous les 3 jours. Après le nombre de relances prévu, c'est vous qu'il prévient : un coup de fil fera mieux qu'un quatrième email. Il peut aussi relancer une fois les demandes de devis restées sans suite.
Quand quelqu'un doit être rappelé, un rappel apparaît dans votre agenda. Les urgences et les réclamations vous arrivent par email, avec un bouton qui ouvre directement la conversation. Et chaque matin, un résumé vous dit où en sont les dossiers.
Gmail et Google Workspace, Outlook et Microsoft 365, ou toute boîte mail professionnelle compatible IMAP (celle de votre hébergeur web, par exemple).
Les étiquettes que vous verrez dans votre boîte mail :
Pour les petites entreprises qui reçoivent beaucoup de demandes par email et passent du temps à réunir des documents. En particulier ces quatre métiers.
Exemple
Un propriétaire vous confie la vente de sa maison. L'assistant lui envoie la liste des pièces : titre de propriété, certificat PEB, contrôle de l'installation électrique, attestation du sol. Il coche ce qui arrive et redemande le reste. Quand tout est là, la conversation passe en « Dossier complet ».
Exemple
Un couple prépare son crédit hypothécaire. Il manque encore le compromis de vente et le dernier avertissement-extrait de rôle. L'assistant les redemande à l'intervalle prévu. Si rien n'arrive, vous êtes prévenu pour les appeler.
Panneaux solaires, pompes à chaleur, isolation, toiture
Une demande de devis pour une pompe à chaleur arrive un dimanche soir, en néerlandais. Lundi matin, la réponse vous attend dans vos brouillons, en néerlandais, avec les informations à envoyer : photos de l'installation actuelle, surface à chauffer, dernière facture d'énergie. Le contact est marqué « Lead ».
Exemple
Avant chaque déclaration TVA, il faut récupérer les factures d'achat, de vente et les extraits de compte de chaque client. L'assistant envoie la liste, note qui a tout envoyé et relance les retardataires. Dans le résumé du matin, vous voyez qui bloque encore.
Confier sa boîte mail, ce n'est pas rien. Voici comment c'est organisé.
Aucune réponse ne part sans vous. Elle attend dans vos brouillons : vous la relisez, vous la modifiez si besoin, vous cliquez sur Envoyer. L'envoi automatique ne s'active que si vous le demandez.
Chaque client a sa propre instance, séparée des autres, sur un serveur situé dans l'Union européenne. Vos emails restent dans votre boîte mail. Pour l'analyse et la rédaction, le texte de l'email est transmis au service d'IA, sans le contenu des pièces jointes. Les détails et les garanties sont dans la politique de confidentialité.
L'instance et ses données sont à votre nom. Si vous arrêtez, vous récupérez vos données ou vous les faites supprimer. Vous pouvez couper l'accès à votre boîte mail à tout moment, depuis votre compte Google ou Microsoft.
Vous êtes responsable du traitement, j'agis comme sous-traitant. Un contrat de sous-traitance vous est fourni avant la mise en route : quelles données, où, par qui, combien de temps. Personne ne lit vos emails, moi compris, sauf à votre demande pour résoudre un problème.
Le prix exact dépend du nombre de boîtes mail et des types de dossiers à paramétrer. Vous recevez un devis écrit après l'audit.
à partir de
490 €
HTVA, payée une seule fois
à partir de
79 € / mois
HTVA, sans engagement de durée
Frais techniques en plus, payés directement par vous à vos fournisseurs, sur vos propres comptes : l'hébergement de votre instance n8n (de 5 à 25 € par mois environ selon la formule) et le service d'IA (quelques euros par mois pour un volume courant). Vous restez propriétaire de tout. Prix hors TVA.
L'assistant Assysteo démarre. Pour les trois premiers clients, l'installation est offerte. En échange, je vous demande un retour d'expérience honnête après quelques semaines d'utilisation : ce qui vous fait gagner du temps, ce qui coince, ce qui manque.
Seule l'installation est offerte, la maintenance mensuelle et vos frais techniques s'appliquent normalement. Votre retour ne sera cité sur ce site qu'avec votre accord écrit.
Proposer mon entreprise3 places
Installation offerte (à partir de 490 € HTVA) pour les trois premières entreprises.
Elle se trompera parfois. C'est pour ça qu'elle travaille en brouillon : vous relisez avant l'envoi. Quand un message est sensible (une réclamation, une urgence, une demande inhabituelle), l'assistant ne cherche pas à régler l'affaire seul, il vous prévient. Les premières semaines, on ajuste ensemble ses consignes à partir des brouillons que vous avez dû corriger.
Votre instance est hébergée dans l'Union européenne, à votre nom. Vos emails restent dans votre boîte mail. L'assistant garde une fiche par contact : nom, adresse email, type de dossier, pièces reçues, statut, dates des relances.
Pour analyser un email et rédiger la réponse, son texte est transmis au service d'IA par son interface professionnelle (API), sans le contenu des pièces jointes. Personne ne lit vos emails, moi compris, sauf si vous me le demandez pour régler un problème. Tout est détaillé dans la politique de confidentialité.
Oui. L'assistant fonctionne avec Gmail et Google Workspace, Outlook et Microsoft 365, et avec toute boîte mail professionnelle compatible IMAP. Certaines fonctions, comme le rappel dans l'agenda, dépendent de l'agenda que vous utilisez. On le vérifie pendant l'audit.
Prévoyez une à deux semaines entre l'audit et la mise en route. Le gros du travail est de mon côté. Du vôtre, il faut surtout un rendez-vous d'environ une heure pour valider les listes de documents et le ton des réponses, puis connecter votre boîte mail.
L'installation se paie une fois. La maintenance est mensuelle et se résilie avec un préavis de un mois. L'instance et le compte d'IA sont à votre nom : ils restent à vous. Si vous arrêtez, vos données restent à vous : on les exporte ou on les supprime, comme vous préférez.
Vos emails continuent d'arriver normalement : l'assistant ne se place pas entre vos clients et vous. Pendant une panne, vous n'avez simplement plus les étiquettes ni les brouillons, et vous travaillez comme avant. La surveillance et la remise en route sont comprises dans l'abonnement.
Non. Vous continuez à travailler dans votre boîte mail, avec votre signature habituelle. Ce qui change : des étiquettes sur les conversations, des brouillons prêts à relire, un rappel dans l'agenda quand il faut appeler quelqu'un et un résumé chaque matin. Vos clients, eux, peuvent toujours répondre STOP à une relance pour ne plus en recevoir.
L'audit est gratuit et sans engagement : vous voyez concrètement ce que l'assistant ferait de vos emails. Et pour les trois premiers clients, l'installation est offerte dans le cadre du programme pilote.
Je vous montre combien d'heures vous perdez en emails, relances et collecte de documents. Avec vos chiffres, pas avec des moyennes.
Je m'appelle Pierre Warmoes et je suis basé à Namur. J'installe et je suis moi-même chaque assistant. Vous avez un seul interlocuteur, qui connaît votre configuration.
